الحوكمة
هذه الوثيقة بمثابة الأساس القانوني الأولي لمنتدى البحوث المفتوحة في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا (FORM)، ويتضمن تفاصيل تتعلق بالأطر التنظيمية والمالية والقانونية للمبادرة.
الاسم، والمكتب المُسجل، والحالة القانونية والسنة المالية
- منتدى البحوث المفتوحة في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا
- (FORM)
- اللغة العربية والإنجليزية
- المكتب المُسجل (يُعتبر منتدى البحوث المفتوحة في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا مشروعًا مستقلًا من مشاريع مؤسسة نولِدج إي، وهي منشأة أهلية مُسجلة برقم 11694697
- يجب تقديم أي تعديل أو تغيير أو إضافة في أي جانب من جوانب الدستور إلى مجلس الأعضاء للموافقة عليه في اجتماع عام استثنائي (EGM)، مع إشعار مدته أربعة أسابيع على الأقل قبل الاجتماع. يجب أن يوافق ما لا يقل عن 52% من الأعضاء على الموافقة على تعديل الدستور.
- لا يجوز لأي شخص الحصول على أي مزايا ناتجة عن نفقات لا علاقة لها بأهداف الجمعية أو من خلال البدلات المرتفعة بشكل غير معقول.
- ولا يحق للمؤسسات الأعضاء وممثليها الحصول على أي تعويض أو حوافز مالية من منتدى البحوث المفتوحة في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا (O.R.M) فيما يتعلق بعضويتهم.
الغرض والمهام
- يمثل منتدى (F.O.R.M) شبكة تعاونية من المؤسسات الأكاديمية والمكتبات البحثية والمجتمعات العلمية الأخرى الموجودة في المنطقة العربية، والتي تعمل على المستوى الدولي.
- هدفنا هو تشجيع وتسهيل التقدم في سياسات العلوم المفتوحة وممارساتها داخل المكتبات البحثية ومؤسسات التعليم العالي في جميع أنحاء المنطقة العربية.
- نتعاون مع الأطراف ذات الصلة باعتبارنا وكيلًا يعزز التغيير البناء، وذلك بهدف إنشاء وتنفيذ مبادرة عملية تهدف إلى تعزيز التحول نحو نماذج البحث والتعليم في المنطقة العربية التي تكون أكثر قابلية للتحقيق وشاملة ووعيًا بالبيئة.
- يتحقق هدف الدستور من خلال:
- تطوير وتسهيل النظم البيئية للعلوم المفتوحة في مؤسسات التعليم العالي (HEI) والمكتبات البحثية (RL) في جميع أنحاء المنطقة العربية.
- إنتاج موارد شاملة فيما يتعلق باعتماد سياسات العلوم المفتوحة وممارساتها لمجتمعات البحث في المنطقة العربية.
- تشجيع وتسهيل الشراكة المجتمعية التعاونية داخل المجتمعات البحثية لتعزيز التعاون بين أفراده.
- تأييد ودعم وظائف إظهار النصوص باتجاه من اليمين إلى اليسار في الحلول التكنولوجية الحاسمة مفتوحة المصدر والعلم المفتوح.
- وعلى ذلك سيمارس منتدى البحوث مفتوحة الوصول في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا (FORM) صلاحياته المناسبة لتحقيق تلك الأهداف ولتنفيذ تدابير مثل:
- تشكيل لجان متخصصة لمعالجة القضايا المهمة واستكشاف الحلول المحتملة.
- التعاون مع المنظمات الدولية التي تشترك في نفس الأهداف والمصالح.
- التقييم والتنفيذ الدوري للخطة الإستراتيجية لتحقيق أهداف ورسالة المنتدى.
- إعداد تقرير سنوي يتضمن جميع التعهدات لعرضه على مجلس الأعضاء.
- ليس لمنتدى البحوث مفتوحة الوصول في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا (FORM) أي أهداف لتحقيق مكاسب مالية من خلال مساعيه، وحتى في حالة لحصول على أي أرباح، فسيتم تخصيصها لعقد مشروعات مستقبلية يقترحها المنتدى.
الأنشطة
- تتضمن أنشطة منتدى البحوث المفتوحة في الشرق الأوسط وشمال إفريقيا (FORM) الآتي:
- تنظيم المؤتمر السنوي للمنتدى والاجتماع العام السنوي لمجلس المشاركين.
- عملية جدولة وتنسيق أنشطة تنمية المجتمع (CDAs) على مدار عام، بالإضافة إلى إنشاء فرق متخصصة تضم أفرادًا من ذوي الخبرة ومتطوعين للقيام بمشاريع مستقلة مهمة تتماشى مع الأهداف الإستراتيجية ومهمة منتدى (FORM) للبحوث المفتوحة.
- إنشاء مجموعة شاملة من الموارد المجانية للمكتبات البحثية ومؤسسات التعليم العالي التي تحتاج إلى المساعدة في اعتماد وتنفيذ سياسات العلوم المفتوحة وممارساتها، كما أن تكون تلك الموارد متوفرة باللغتين الإنجليزية والعربية
- إنشاء مجتمع إقليمي تعاوني وإقامة شراكات مع المنظمات غير الربحية ذات الصلة التي تشترك في مهام وأهداف مماثلة.
- تطوير ودعم نظام من بروتوكولات الاتصال الفعالة للتشاور والتفاعل بين كيانات منتدى (FORM) للبحوث المفتوحة وأعضائه (وكذلك بين الأعضاء أنفسهم).
العضويات
فئات العضويات
نرحب بجميع المؤسسات الأكاديمية أو المجتمعات البحثية التي ترغب في دعم أهداف منتدى (FORM) للبحوث المفتوحة، إذا استوفت الشروط والأحكام المحددة التي وضعها مجلس الإدارة. بإمكانكم مشاركتنا والانضمام إلينا في هدفنا المتمثل نحو عالم أكثر معرفة ودراية.
العضوية القياسية
العضوية القياسية متاحة حصريًا للمؤسسات البحثية والمجتمعات البحثية الموجودة في الدول العربية. العضوية مؤسسية وتتطلب أحد كبار الموظفين للعمل كممثل ونقطة التواصل مع للمؤسسة، ويمكن اختيار مرشح بديل في حالة عدم توفر هذا الممثل.
العضوية الشرفية
يتمتع مجلس الإدارة في ظروف خاصة بسلطة منح العضوية الشرفية للأفراد الذين أظهروا خدمة استثنائية لمنتدى (FORM) للبحوث المفتوحة، أو تمتلك خبرة كبيرة تساهم في تطوير أهداف المنتدى ورسالته.
العضوية التأسيسية
تتمتع مؤسسة نولِدج إي الإنسانية باعتبارها العضو الأصلي بسلطة تعيين ممثلين محددين في مجلس الأعضاء.
أهلية التقدم للعضويات:
تقتصر معايير الأهلية للعضوية القياسية على: (1) المجتمعات والمؤسسات البحثية الموجودة في المنطقة العربية، مثل المكتبات والجامعات والمستشفيات التعليمية ومجالس البحوث، وصناديق البحوث، والجمعيات الأكاديمية والطبية. (2) الوزارات الحكومية ذات الصلة من المنطقة العربية مؤهلة أيضًا لتصبح أعضاء قياسيين. وأيضًا الكيانات المماثلة لتلك التي تندرج ضمن الفئتين 1 و2، ولكن من خارج المنطقة العربية، سيقيمها مدير العمليات الذي يمثل المجلس تقيمًا فرديًا لتحديد أهليتها للعضوية.”
الشراكة الاستراتيجية:
الكيانات غير الحكومية ومقدمو الحلول المخصصون لتعزيز سياسات وممارسات العلوم المفتوحة مؤهلة للعضوية.
حقوق العضوية:
- يحق لكل عضو من الأعضاء المشاركة في الأحداث والفعّاليات التي يقدمها منتدى (FORM) للبحوث المفتوحة.
- يحق لجميع الأعضاء تقديم خدماتهم التطوعية للمشاركة في اللجان الفرعية، بما في ذلك مجموعات العمل، ومشاريع منتدى (FORM) السنوي، ومجلة منتدى (FORM) للبحوث المفتوحة. ولكن قرار قبول هذه المشاركة يقع ضمن اختصاص الكيان المصوت.
- يحق لكل فرد عضو في المنظمة أن يترشح في انتخابات اللجنة التنفيذية. علاوة على ذلك، يحتفظ الأعضاء الذين يندرجون ضمن التصنيفات الموضحة في المادة 4.5، أي الفئتان (1) و(2)، بامتياز الترشح لعضوية مجلس الإدارة. ومن ناحية أخرى، لا يمكن للشركاء الاستراتيجيين تقديم أنفسهم إلا أعضاءً محتملين في مجلس الإدارة إذا تلقوا دعوة من مجلس الإدارة الحالي.
- العضو المؤسس: يتمتع الممثلون الذين يرشحهم العضو المؤسس بامتياز شغل مناصب في كل من مجلس الإدارة واللجنة التنفيذية دون الحاجة للمشاركة في الانتخابات.
- يحق لكل عضو المشاركة في التصويت على جميع المسائل المعروضة على مجلس الأعضاء. وتتطلب عملية التصويت من الممثل المعين لكل عضو الإدلاء بصوته، ولا يجوز نقل حقوق التصويت.
- ليس للعضوية أي رسوم، على الرغم من أنه قد يتم طلب مساهمات تطوعية للمشاريع الخاصة القادمة.
- ومن أجل الانضمام، يجب على الأعضاء الموافقة على التوقيع على إعلان العضوية واتباع مبادئه ومتطلباته التي لم تتم صياغتها بعد. راجع الملحق ____ للحصول على نسخة من هذه الوثيقة.
- يحق للأعضاء تقديم المقترحات إلى كل من مجلس الإدارة ومجلس الأعضاء.
طلبات العضوية
- طلبات الالتحاق لعضوية منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة ينبغي توجيهها إلى مدير العمليات من خلال الموقع الإلكتروني.
- تُمنح العضوية تلقائيًا، ولكن يجب أن يوافق مجلس الإدارة عليها بأثر رجعي.
رفض أو إنهاء العضوية
- إذا لم يستوف العضو المعايير التي حددها مجلس الإدارة للقبول، سواء في البداية أو في وقت لاحق بسبب عدم الالتزام بمبادئ الأعضاء، فسيتم إلغاء عضويته.
- إنهاء العضوية:
- تنتهي العضوية:
- عند الوفاة (في حالة العضوية الفخرية)
- في حالة حل الكيان القانوني للمؤسسة العضو
- في حالة الاستقالة الطوعية
- يجوز طرد العضو من عضوية منتدى (O.R.M.) للبحوث المفتوحة إذا كان سلوكهم يضر بالمنظمة أو يتعارض مع مهمتها أو أهدافها أو مبادئ أعضائها. يتخذ مجلس الأعضاء قرارًا باستبعاد أحد الأعضاء من خلال قرار يتطلب أغلبية 65% من الأصوات.
- يحق للعضو تقديم التماس إلى مجلس الأعضاء للاعتراض على اقتراح المجلس بإنهاء عضويته أو تعليق عضويته مؤقتًا.
المنظمات الداعمة
- المنظمات التي تؤيد وتدعم أنشطة منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة، ولكنهم غير مؤهلين للعضوية أو لا يرغبون في أن يصبحوا أعضاء.
- وسيشار إلى هذه الكيانات باسم “المنظمات الداعمة”.
- سيتم الاعتراف بتأييدهم لرؤية منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة ورسالتها في وثائق المنتدى والموقع الإلكتروني، وكذلك على الموقع الإلكتروني للمنظمة الداعمة.
- يحق للمنظمات الداعمة شغل مناصب في مجلس الأعضاء أو اللجنة التنفيذية أو مجلس الإدارة، على الرغم من أنه يجوز لمجلس الإدارة توجيه دعوة لها للمشاركة.
- تتمتع اللجنة التنفيذية بصلاحية دعوة المنظمات الداعمة للمشاركة في اللجان الفرعية، بشرط موافقة مجلس الإدارة.
هيكل منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
- مجلس الأعضاء
- مجلس إدارة منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
- اللجنة التنفيذية
- فريق العمليات
- وتكون مدة عضوية مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية ثلاث سنوات، تبدأ في الأول من يناير من السنة التي يحددها المجلس، ويجوز للأعضاء طلب إعادة انتخابهم لفترات إضافية.
- تتكون الهيئات الاختيارية من لجان فرعية ومجموعات عمل مخصصة.
مجلس الأعضاء
البنية
- يتألف مجلس الأعضاء من الممثلين المعتمدين للأعضاء، بما في ذلك الشركاء الاستراتيجيين والأعضاء الفخريين.
- يتمتع جميع ممثلي الأعضاء بإمكانية الوصول إلى مجلس الإدارة ولهم الحق في التحدث؛ إلا أنه لا يحق لممثلي الأعضاء الموقوفين دخول مجلس الإدارة
- سيكون الرئيس مسؤولاً عن قيادة الجمعية العمومية لمجلس الأعضاء.
الأدوار والمسؤوليات
تشمل أدوار ومهام مجلس العضوية ما يلي:
- إجراء تقييم شامل ومنح التفويض لجميع المبادئ التوجيهية المتعلقة بمسؤوليات مجلس الإدارة، ووضع إطار السياسة وجدول الأعمال العام للسنة المالية المقبلة لمنتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
- مراجعة التقرير السنوي لمجلس الإدارة ومناقشته والموافقة عليه
- مراجعة التقرير المالي السنوي ومقترحات الميزانية للسنة المالية الجارية والموافقة عليهم.
- انتخاب مجلس إدارة جديد ولجنة تنفيذية
- الموافقة على اللوائح والتعديلات والتغييرات التحريرية على الدستور.
- البت في المقترحات المقدمة للجمعية العمومية السنوية
- اتخاذ قرار بحل وتصفية منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
الأدوار والمسؤوليات
- ينعقد مجلس الأعضاء بشكل سنوي، وتحديداً خلال انعقاد المنتدى السنوي.
- ويلتزم المجلس بعقد اجتماعات كلما دعت الحاجة إلى عقد جمعية عامة غير عادية للتداول واتخاذ القرارات في القضايا التي تدخل في نطاق اختصاصه.
- تُوزّع الدعوات الإلكترونية ووثائق الاجتماع في موعد لا يتجاوز أربعة أسابيع قبل الاجتماع المقرر.
- يجب أن يشمل الإخطار المتعلق بالاجتماع جدول أعمال الاجتماع وهدفه ومكانه وزمانه وتاريخه.
- يتم تحديد القرارات التي يتخذها مجلس الأعضاء بالأغلبية البسيطة لأصوات الأعضاء الحاضرين. ولا يتم أخذ الامتناع عن التصويت في الاعتبار في هذه العملية. إذا كان هناك انقسام متساوي في الأصوات، فسيتم اعتبار الاقتراح مرفوضا.
- سيتم توثيق القرارات التي يتخذها مجلس الأعضاء ويصادق عليها كل من الرئيس ومدير العمليات. سيتم توفير هذه السجلات عبر الإنترنت وإرسالها إلى جميع أعضاء منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
مجلس إدارة منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
- مجلس الإدارة مسؤول عن الإشراف والرقابة على جميع الأنشطة التي يعقدها منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
- يحق للأعضاء الترشح لانتخابات مجلس الإدارة
- ويضمن للعضو المؤسس التصويت في مجلس الإدارة ويتولى أيضًا منصب مدير العمليات بحكم منصبه.
- قد يتلقى الشركاء الاستراتيجيون دعوة خاصة من مجلس الإدارة للمشاركة في عملية الانتخابات.
- يتألف تكوين مجلس الإدارة من الرئيس، ونائب الرئيس، ومدير العمليات (الذي يقوم بدور السكرتير وأمين الصندوق)، وما لا يقل عن ستة أفراد إضافيين ينتخبهم الأعضاء. وسيعمل أعضاء مجلس الإدارة لمدة ثلاث سنوات، تبدأ في 1 يناير من العام التالي (باستثناء مدير العمليات). وسيختار مجلس الإدارة نفسه أعضاء مجلس الإدارة (باستثناء مدير العمليات)، ولكن يجب أن يوافق مجلس الأعضاء على اختيارهم في الاجتماع العام السنوي.
- الحد الأدنى المطلوب لعدد أعضاء مجلس الإدارة هو تسعة، مع إمكانية زيادة العدد إلى اثني عشر كحد أقصى.
- والهدف هو التأكد من أن عضوية مجلس الإدارة تعكس بشكل مناسب المناطق المتنوعة داخل المنطقة العربية، بالإضافة إلى مجموعات أصحاب المصلحة المختلفة. وبالتالي، سيتم بذل كل جهد معقول لجذب أعضاء مجلس الإدارة بما يتماشى مع هذا الهدف.
- في الحالات التي يتنحى فيها أحد أعضاء مجلس الإدارة طوعًا أو يكون غير قادر على إكمال فترة ولايته المحددة، يتولى مجلس الإدارة مسؤولية اختيار فرد جديد لشغل المنصب الشاغر. وسيعمل العضو المعين حديثًا بهذه الصفة حتى الاجتماع السنوي اللاحق، حيث سيقوم أعضاء الرابطة خلاله بترشيح وانتخاب خلف له لإكمال المدة المتبقية من الفترة غير المستوفاة.
- يتعين على مجلس الإدارة إجراء تقييم وفحص سنوي لأدائه. ويحق لأي عضو في مجلس الإدارة اقتراح فصل أحد أعضاء مجلس الإدارة في الحالات التي يفشل فيها في الوفاء بالتزاماته بشكل مناسب.
- يُطلب من مجلس الإدارة أن يجتمع مرتين سنويًا على الأقل، على أن يتم عقد أحد هذه الاجتماعات على الأقل حضوريًا، وتحديدًا خلال المنتدى السنوي.
- ولكل عضو في المجلس الحق في ممارسة صوت واحد.
- تُعتمَد القرارات من خلال الأغلبية البسيطة خلال اجتماعات مجلس الإدارة، ويكون مدير العمليات بصفته أمين السر مسؤولاً عن توثيق النتائج كتابيًا. كما يجب أن يوافق المجلس بأكمله على القرارات المتعلقة بالمسائل الهامة.
- يكتمل النصاب القانوني لممارسة الأعمال بأغلبية أعضاء مجلس الإدارة الحاليين في أي اجتماع لمجلس الإدارة.
- لكي يتمكن مجلس الإدارة من إصدار قرار صالح، يجب أن تحصل الأمور التالية على موافقة ما لا يقل عن ثلثي أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين والمؤهلين للتصويت في الاجتماع: (أ) الموافقة على الميزانية السنوية لمنتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة؛ (ب) التصريح بنفقات رأسمالية غير مخططة تتجاوز 10,000 دولار أمريكي؛ (ج) التصريح بالديون غير المخططة التي تتجاوز 5000 دولار أمريكي؛ (د) تعديل هذا النظام الأساسي؛ (هـ) تعيين أو إقالة مدير العمليات؛ (و) إقالة أي عضو في مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية لسبب محدد أو بدونه؛ و(ز) إنهاء أو تأكيد الاتفاقية الإدارية مع الراعي المالي لمنتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- وإذا انتهى التصويت بالتعادل، يعتبر الاقتراح غير معتمد. وإذا كان هناك تعادل في انتخاب الأفراد، فسيتم تحديد النتيجة من خلال عملية اختيار عشوائية.
- يحظر على أعضاء مجلس إدارة منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة تلقي أي شكل من أشكال التعويض، سواء بشكل مباشر أو غير مباشر، مقابل الخدمات التي يقدمونها بصفتهم أعضاء مجلس الإدارة. ومن المهم ملاحظة أن السداد المعقول للنفقات المتكبدة أثناء أداء واجباتهم كأعضاء في مجلس الإدارة مستبعد من تعريف المكافآت.
- الرئيس مسؤول عن رئاسة اجتماعات مجلس الإدارة. وفي حالة عدم تواجد الرئيس، سيتم اتخاذ الترتيبات اللازمة لتولي شخص آخر دور الرئيس.
- ما لم ينص النظام الأساسي على خلاف ذلك، يحق لمجلس الإدارة فقط اتخاذ قرارات مشروعة خلال اجتماع يحضره أو يمثله نصف أعضاء مجلس الإدارة على الأقل. في حالة حضور أو تمثيل أقل من نصف أعضاء مجلس الإدارة، يتم تحديد موعد لاجتماع لاحق، يُعقد بعد أسبوعين على الأقل ولا يتجاوز أربعة أسابيع بعد الاجتماع الأولي. ويمكن خلال هذا الاجتماع الثاني اتخاذ قرارات صحيحة بشأن بنود جدول الأعمال التي لم يتسن البت فيها في الاجتماع الأول لعدم اكتمال النصاب القانوني، بغض النظر عن عدد أعضاء مجلس الإدارة الحاضرين أو الممثلين.
- يمكن أيضًا اتخاذ جميع القرارات التي يتخذها مجلس الإدارة دون اجتماع، طالما تم منح جميع أعضاء مجلس الإدارة فرصة التصويت وقد أكدوا جميعًا كتابيًا موافقتهم على طريقة اتخاذ القرار هذه. يتم اتخاذ القرار بمجرد أن يعبر أغلبية أعضاء مجلس الإدارة عن دعمهم للاقتراح كتابيًا. ويقوم مدير العمليات بإعداد تقرير بالقرارات المتخذة خارج الاجتماع، وعلى الرئيس والشخص المسؤول عن تدوين محضر الاجتماع الموافقة عليها وتوقيعها.
- لا يجوز لعضو مجلس الإدارة المشاركة في المناقشات أو التصويت على قرار مجلس الإدارة إذا كانت لديه مصلحة شخصية، سواء أكانت مصالح شخصية مباشرة أو غير مباشرة، تتعارض مع مصلحة منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- يشرف مجلس الإدارة على التخطيط الاستراتيجي والشؤون المالية، فضلاً عن السياسات والإجراءات. وتشمل مسؤوليات:
- تحقيق مهمة وأهداف منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
- إعطاء الإذن للاقتراحات المقدمة من اللجنة التنفيذية، كما أفاد بها مدير العمليات.
- تولي مسؤولية الشؤون المالية لمنتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة والتأكد من الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وإمكانية تسوية جميع الديون.
- تحديد ودعم وتعزيز الأهداف الإستراتيجية لمنتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- تزويد الأعضاء بمعلومات دقيقة ووافية عند التماس موافقتهم على القرارات
- مراقبة البيئة الخارجية والتفاعل مع الأمور المتعلقة بأنشطة منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- حضور جميع اجتماعات مجلس الإدارة المجدولة، سواء شخصيًا أو عن بعد عبر الفيديو.
- إنشاء اللجان الدائمة ومجموعات الخبراء واللجان المخصصة بناءً على توصيات وطلبات اللجنة التنفيذية وفقًا لتخطيطها الاستراتيجي.
- تقديم تقرير سنوي يتضمن تفاصيل أنشطته، فضلا عن تقديم الميزانية والحسابات السنوية لمجلس الأعضاء.
- تحديد شروط مشاركة غير الأعضاء في اجتماعات الرابطة.
- توسيع قاعدة عضوية منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة ونقل رسالة المنتدى بفعالية إلى عامة الناس، وكذلك الهيئات الحكومية والمنظمات المختلفة.
دور الرئيس
يتطلب انتخاب الرئيس ترشيحاً كتابياً موقعاً من ثلاثة أعضاء على الأقل. ويجب تقديم هذا الترشيح مع القبول الموقع من المرشح إلى الأمانة العامة قبل أسبوعين على الأقل من اجتماع المجلس الذي سيعلن فيه الانتخابات.
دور مدير العمليات
- يتولى مدير العمليات مسؤولية تنفيذ خطط واستراتيجيات مجلس الإدارة واللجنة بطريقة عملية، كما يتولى مسؤولية الأنشطة والعمليات اليومية، وتقديم الدعم لجميع الأنشطة المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي والتكتيكي والمالي.
- يشغل مدير العمليات منصب عضو مجلس الإدارة بحكم منصبه، ويكون مسؤولاً عن الوفاء بمسؤوليات السكرتارية وأمين الصندوق، ويقدم تقاريره مباشرة إلى مجلس الإدارة.
- يشغل ممثل لشركة نولِدج إي منصب مدير العمليات خلال الإطار الزمني 2023-2025، وبعد ذلك سيكون اختيار المدير وتوظيفه وفقًا لتقدير مجلس الإدارة، وسيحدد مجلس الإدارة أتعابه ويتم دفعها من صندوق احتياطيات منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- يشغل مدير العمليات منصبًا في اللجنة التنفيذية، ويمتلك سلطة الإدلاء بالأصوات نيابة عن منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- عرض جميع الأمور ذات الصلة على مجلس الإدارة وتنفيذ قرارات المجلس.
- إعداد الوثائق وتوزيعها في الأوقات المناسبة لاجتماعات مجلس الإدارة.
- تجميع تقرير الخطة المالية السنوية لمجلس الإدارة لمراجعته والموافقة عليه.
- إعداد التعديلات على الدستور
- أرشفة تسجيلات الجلسات وأشكال التوثيق الأخرى
- الإعلان عن الاجتماع العام السنوي لمجلس الأعضاء، مصحوبًا بتوفير الوثائق الأساسية للجمعية. تتضمن هذه الوثائق جدول الأعمال ومحاضر الاجتماع السنوي العام السابق لمجلس الأعضاء.
- إعداد وتحضير التقرير السنوي لمنتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- توثيق عملية تسجيل البيانات المتعلقة بالمصالح الشخصية أو تضارب المصالح التي يدلي بها أعضاء مجلس الإدارة أثناء اجتماعات مجلس الإدارة.
- الإشراف على الشؤون المتعلقة بسجلات العضوية، والتماس موافقة مجلس الإدارة على العضويات الجديدة وإبلاغ مجلس الإدارة بإنهاء العضويات
- أحقية تمثيل منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة في اتفاقيات مالية لا تتجاوز الفائدة القصوى البالغة عشرة آلاف دولار (10000 دولار أمريكي). أي عقود أو اتفاقيات تتجاوز هذا الحد النقدي تتطلب موافقة كتابية من مجلس الإدارة.
- فصل أو تعيين الموظفين اللازمين لفريق العمليات، بما في ذلك موظفي دعم تكنولوجيا المعلومات ومنسقي الأحداث وموظفي الخدمات المجتمعية وموظفي الاتصالات.
- تقديم التقارير المتعلقة بالتنفيذ العملي لخطط اللجنة المقدمة إلى اللجنة.
- تقديم التقارير حول استراتيجيات اللجنة وأنشطتها إلى مجلس الإدارة نيابة عن اللجنة
اللجنة التنفيذية
- الغرض من اللجنة التنفيذية هو إنشاء الأنشطة والعروض الترويجية التي من شأنها جذب الأعضاء والمساعدة باستمرار في تحقيق أهداف منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- يجب أن تتكون اللجنة التنفيذية من 7 أعضاء على الأقل و15 عضوًا كحد أقصى، بما في ذلك مدير العمليات.
- وينتخب المجلس أعضاء اللجنة التنفيذية لمدة ثلاث سنوات، باستثناء مدير العمليات الذي يعتبر عضواً غير منتخب في اللجنة.
- ستتاح لأعضاء اللجنة فرصة انتخابهم في الاجتماع السنوي العام وتولي مناصبهم اعتبارًا من 1 يناير من العام التالي. وسيكونون مؤهلين أيضًا لإعادة انتخابهم فور انتهاء فترة ولايتهم.
- ينبغي أن تتكون اللجنة التنفيذية من ممثلي الأعضاء الذين يتطوعون ويمثلون بشكل عادل مختلف أجزاء المنطقة العربية ومختلف مجموعات أصحاب المصلحة داخل مجلس عضوية منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- يجب أن يكون جميع الأفراد العاملين في اللجنة إما أعضاء قياسيين أو شركاء استراتيجيين في منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- يجب على كل عضو يرغب في الترشح للانتخابات إخطار مدير العمليات كتابيًا برغبته قبل أسبوعين على الأقل من اجتماع المجلس حيث سيتم الإعلان عن الانتخابات.
- يتعين على اللجنة التنفيذية أن تعقد ما لا يقل عن أربع اجتماعات في السنة. ويجب أن يتم عقد أحد هذه الاجتماعات شخصيًا وأن يتزامن مع الاجتماع العام السنوي لمجلس الأعضاء والمنتدى السنوي.
- بالإضافة إلى ذلك، تجتمع اللجنة التنفيذية كلما دعت الحاجة إلى اتخاذ قرارات بشأن المسائل التي تكون مسؤولة عنها.
- سيكون الشخص المسؤول عن العمليات مسؤولاً عن ترتيب الاجتماعات، وتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات، وإنشاء تقرير وتقديمه إلى مجلس الإدارة مرتين في السنة، موضحًا أنشطة واستراتيجيات اللجنة.
- وتختار اللجنة التنفيذية رئيسًا لها سنويًا، ولا يمكن اعتبار مدير العمليات لهذا المنصب.
- يحق لكل شخص في اللجنة التنفيذية الإدلاء بصوت واحد.
- ستتخذ اللجنة التنفيذية قراراتها بناءً على أغلبية الأصوات المدلى بها.
- يتخذ مجلس الإدارة القرار النهائي إذا انتهت عمليه التصويت بتعادل في الأصوات.
- اللجنة التنفيذية مسؤولة عن اتخاذ القرارات الهامة والإشراف على جميع البرامج، وبهدف محدد وهو تعزيز استخدام ممارسات وسياسات العلوم المفتوحة داخل المؤسسة. وينطوي دورهم على مسؤوليات مختلفة، مثل:
- وضع إستراتيجيات واقعية لتحقيق الرؤية والأهداف طويلة المدى التي وضعها مجلس الإدارة.
- تنفيذ هذه الخطط بعد اعتمادها من المجلس.
- تحديد وقيادة الفرق للمشاريع الإستراتيجية المهمة التي تتوافق مع مهمة في منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة وأهدافه.
- إذا لزم الأمر، يمكن للجنة اختيار ودعوة أشخاص آخرين من غير أعضاء مجلس الإدارة أو الأعضاء العاديين للانضمام إلى مجموعات العمل واللجان الفرعية، مثل اللجان العلمية والتنظيمية للمنتدى السنوي.
- البحث عن شركاء محتملين والتواصل معهم واستكشاف فرص العمل مع المؤسسات والمنظمات، سواء داخل المنطقة العربية أو حول العالم، سواء كانت أعضاء أو غير أعضاء.
- تسهيل التواصل والتعاون بين الأعضاء
- مساعدة مدير العمليات في تنفيذ وإعلان جميع أنشطة وموارد منتدى (O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
المالية
- تبدأ فترة التمويل من عام 2023 وتمتد حتى عام 2025.
- سيمنح العضو المؤسس، مؤسسة نولِدج إي الإنسانية مساهمة سنوية قدرها 30000 دولار أمريكي خلال المرحلة الأولى من التمويل.
- سيتم استخدام الأموال وتوزيعها وفقًا لتقدير مؤسسة نولِدج إي الإنسانية، والتي يشرف عليها مدير العمليات، حتى يتم إنشاء مجلس الإدارة واللجنة التنفيذية وتشغيلهما بكامل طاقتهما.
- بعد انتخاب مجلس الإدارة واللجنة التنفيذية، ستقوم اللجنة التنفيذية بتقييم توزيع الأموال، والتي سيتم الموافقة عليها لاحقًا من قبل مجلس الإدارة.
- تقع المسؤولية المشتركة على عاتق كل من مجلس الإدارة واللجنة التنفيذية لضمان الآتي:
- ألا تتراكم نفقات على منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة
- تطوير وتنفيذ استراتيجية قابلة للتطبيق للهياكل المالية المستدامة قبل انتهاء فترة التمويل الأولية. وهذا أمر بالغ الأهمية لضمان الاستقرار المالي المستمر واستدامة منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة.
- لا يمكن توليد الدخل من خلال مبادرات تنمية المجتمع أو نشر مواد منتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة الإرشادية.
- تحصيل الإيرادات من الرعاة والمندوبين خلال المنتدى السنوي، بشرط أن تكون هذه الرسوم عادلة ومتناسبة مع الخدمات المقدمة.
- لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة التعامل مع رأس مال المؤسسة على أنه ملكهم والتصرف فيه وفقًا لذلك.
- ومن الضروري أن يفي مجلس الإدارة بالتزامه من خلال تسجيل وإعداد الميزانية العمومية للمؤسسة سنويًا خلال إطار زمني مدته ستة أشهر بعد انتهاء السنة المالية.
- يتعين على مجلس الإدارة الاحتفاظ بالدفاتر والوثائق وحاملات البيانات الأخرى المذكورة أعلاه لمدة سبع سنوات.
الشؤون القانونية
- سيتولى الرئيس أو عضو مجلس الإدارة الذي يختاره مجلس الإدارة أي مسائل قانونية تتعلق بمنتدى (F.O.R.M.) للبحوث المفتوحة، سواء أكان مقدمًا للشكوى أو متهمًا.
